Administración Plone Vs. Clientes, el fin de las sesiones de 8 horas de formación

Actualmente existen muchos gestores de contenidos en el mercado. Algunos de ellos gratuitos y otros bajo licencia, pero todos comparten una idea en común: conseguir que un cliente o usuario pueda gestionar él mismo el contenido de su Web sin la necesidad de conocimientos de programación Web.

Los motivos por los cuales la gestión de un sitio Web en Plone, es más sencilla para los usuarios finales son:

• El entorno de administración: Los clientes conocen su Web perfectamente y saben navegar a través de ella. El entorno de administración Plone se realiza desde la propia Web con lo que estos usuarios no tienen el reto de aprender un nuevo entorno de administración.
• La navegación a través del contenido de la administración: Como los clientes conocen bien su Web cuando desean actualizar un contenido saben llegar a él sin dificultad.

• Los colores del estado de los elementos: La administración Plone diferencia los elementos, que forman el sitio Web, mediante colores según sea su estado. Con este sistema y de forma intuitiva los usuarios finales son capaces de determinar que el color rojo es algo prohibido o privado por lo que este contenido no será visible en el sitio Web, en cambio,  el color azul conceptualmente significa información o público por lo que se entiende que este contenido si será visible por los visitantes del sitio Web.
• La organización de la información: Todos los gestores de contenidos organizan la información mediante un simple sistema de carpetas y ficheros. En la administración Plone la pestaña contenido permite visualizar rápidamente el contenido de las carpetas. Si esta visualización se compara con la exploración de carpetas de Windows o cualquier otro S.O. no queda ninguna duda que resolver sobre la estructura. Los usuarios consiguen hacer un esquema mental de la estructura  de su Web.
• Los menús: El menú de una Web se genera a partir del contenido de una carpeta. Los clientes se dan cuenta rápidamente que el menú es una simple lista del contenido de la carpeta que están visualizando. Además, la inclusión o la exclusión de los elementos en el menú se realizan directamente desde las propiedades del mismo, por lo que los clientes no se ven con la obligación de conocer o aprender un sistema adicional de gestión de menús a aparte del simple sistema de “carpetas y ficheros” que ya conocen.
• Los tipos de contenido: Con un sistema tan definido de tipos de contenido no hay margen de error. Los clientes solo con el nombre entienden perfectamente para que sirven: noticia para crear noticias, imagen para añadir imágenes a una galería, página para crear secciones con el texto y imágenes que desean, etc.
• La creación de elementos: Para crear elementos o añadir nuevo contenido en el sitio Web, ya sean páginas, noticias, imágenes, ficheros, etc., el procedimiento se repite: Pulsamos el botón añadir elemento, seleccionamos el tipo de elemento que deseamos añadir y se abre la pestaña edición que se debe rellenar con los datos solicitados. No es necesario explicar el procedimiento para cada tipo de elemento, lo que significa un ahorro importante de tiempo al realizar la formación
• La edición o modificación de contenido: Yo siempre hago la misma pregunta: - Si os doy un formulario, en papel, para rellenar y os indico que tenéis que escribir en cada campo y que los campos marcados con un asterisco no se pueden dejar en blanco ¿a que sabréis hacerlo sin problemas? Pues la edición o modificación de contenido es exactamente lo mismo, rellenar un formulario según las indicaciones que hay para campo. 3 puntos para la profesora.
• El editor HTML: Existen campos en los formularios de creación de los tipos de contenido en los que se permite dar formato al texto introducido. El uso actual de los programas de tratamiento de texto como el Word ayuda a que los clientes reconozcan fácilmente los iconos representados, la acción que realizan y como aplicarla. Solo es necesario hacer entender al cliente que tiene que conseguir que un espacio en blanco quede bonito al añadirle texto e imágenes. Si para conseguir este atractivo visual se han de hacer tablas, enters, tabulaciones, etc., ya es cosa del maquetador o cliente que esta añadiendo el contenido.
  • Hay editores HTML como el FCK a los que se les puede dar aspecto de Microsoft Word, donde el 90 % de los iconos son los mimos. Cuando los clientes lo ven pierden todo el miedo porque ya lo conocen, lo están usando a diario. RA los pocos segundos empiezan a escribir, poner negritas, centrar texto, etc. Al final las explicaciones se reducen a una serie de consejos o guías a seguir para el buen maquetador.
  • Hay editores HTML que detectan automáticamente cuando el usuario intenta copiar contenido desde el programa Microsoft Word, limpiando la basura que se adhiere al texto. Por lo tanto si los clientes no recuerdan las recomendaciones del formador sobre el copiar y pegar desde el Word, el editor lo hace por él.
• La gestión de contenido dentro de las carpetas: Las acciones de copiar, cortar, pegar, suprimir y cambiar de nombre son comunes a la gestión de carpetas de Windows o cualquier otro S.O., por lo tanto las explicaciones se reducen a una mera comparación. El cliente por sí mismo se da cuenta que cambiando el orden de los elementos de la carpeta se reordena el menú y que para añadir o crear nuevo contenido simplemente es necesario pulsar el botón  añadir elemento.
• Distintas formas de mostrar el contenido de una carpeta: La opción de cómo se desea mostrar el contenido de una carpeta  se entiende a la perfección al compararlo con las vistas de las carpetas en Windows. Las vistas de contenido en modo lista, detalle, miniaturas o vista previa dejan de ser un misterio y pasan a ser algo comprendido y con utilidad.
• La visualización de los elementos creados o modificados: Una vez el usuario o cliente ha realizado una modificación, o crea un nuevo elemento, al guardar los cambios se muestra la pestaña visualiza donde aparece la página o elemento exactamente tal y como se mostrara una vez sea publicado. No es necesario vistas previas ni prepublicaciones para comprobar si el elemento resultante es agradable a al vista.

Como resumen puedo decir que la administración y gestión de un sitio Web en  Plone se reduce a hacer entender a los clientes que no han de aprender nada nuevo, solo aplicar los conocimiento y acciones que ya usan diariamente. Casi todo es comparable con el S.O. Windows y con Microsoft Word lo que simplifica la tarea de explicarlo y que los usuarios o clientes lo comprendan. (Aunque existan otro S.O. se ha de admitir que este el mas usado por los clientes finales).

Estas comparaciones, con lo que ya que conocen, unidas al hecho que todos las opciones son muy intuitivas hacen que una administración de sitio Web con Plone no despierte dudas ni confusiones a los clientes.

Las sesiones de formación a los usuarios finales, o clientes, se reduce a un máximo de 2 o 3 horas (dependiendo del número de número de asistentes). Las llamadas se simplifican a: - No recuerdo mi contraseña. O son solicitudes del tipo: - Deseo crear una nueva sección y no se … ¿tu crees que lo estoy haciendo bien?

Para concluir añadir que Plone es la herramienta mas rápida de explicar y mas sencilla de entender por los clientes con las que he trabajado hasta ahora. Gracias a este gestor de contenido he podido finalizar con los cursos de formación  maratonianos y las llamadas explicando una y otra vez de lo mismo.